CFO, les politiques de voyage statiques nuisent à votre entreprise

Au cours des 4 derniers mois, nous avons rencontré plus de 150 entreprises en France et à l’étranger. Nous avons parlé de leurs habitudes de voyages d’affaires et de leurs politiques en matière de voyages.

J'ai déjà écrit un petit article sur les agences de voyages traditionnelles, mais je voulais écrire une petite note sur les politiques de voyages rigides qui nuisent à presque toutes les PME internationales.

Dans la plupart des PME, les directeurs financiers mettent en place des politiques de déplacement statiques. Ils établissent des budgets fixes pour les itinéraires récurrents, indiquent la compagnie aérienne préférée des compagnies et les classes de réservation… Par exemple, la politique de la compagnie peut mentionner que le prix maximum pour un aller-retour de Paris à San Francisco est de 1 500 dollars. S'ils réservent à partir de l'outil de réservation de l'entreprise, il est intégré aux résultats de la recherche. S'ils réservent seuls avec leur carte de crédit, ils doivent respecter ce plafond pour être remboursés.

Nous pensons que ces politiques strictes posent deux problèmes majeurs aux entreprises. Tout d’abord, ils n’optimisent pas les choix de prix. Deuxièmement, ils éloignent les voyageurs des processus des entreprises.

Cas 1: Le vol est trop cher pour la politique

Disons que vous devez vous rendre à Paris pendant la Fashion Week ou à Las Vegas lors du CES. Le prix des billets sera beaucoup plus élevé que d'habitude, mais votre politique d'entreprise restera au même niveau.

Vous avez 2 options:

- vous n’y allez pas, ce qui est mauvais pour votre entreprise

- tu dois partir. Vous demandez à votre superviseur de l'accepter. Vous réservez votre vol sur un site Web B2C (votre plateforme B2B ne vous laissera pas le faire).

Ceci est un problème pour les CFO:

- ce voyage n'est pas pris en compte dans leurs métriques / tableaux de bord.

"ils passent beaucoup de temps à récupérer les factures et à réconcilier les notes de frais"

- le processus de validation est subjectif et prend du temps

Aujourd’hui, dans la grande majorité des entreprises, seuls 60% des voyages d’affaires sont enregistrés via le logiciel de réservation de la société. Cela signifie que le service financier n'a aucune visibilité ou contrôle sur 40% des déplacements.

Cas 2: Dépenses excessives

Supposons que la politique de votre entreprise fixe le budget à 1500 USD pour un aller-retour Paris-San Francisco. Vous devez aller à San Francisco, et le vol le moins cher acceptable est de 600 $.

Pourtant, il y a ce vol formidable sur Air France (sur lequel vous obtenez des tonnes de miles) qui coûte 1490 $. Personne ne remettrait jamais en question votre choix si vous preniez le coûteux: vous êtes conforme à la politique! Si vous le réservez, votre entreprise «perdra» environ 890 USD.

Ces excès quotidiens se produisent dans toutes les entreprises et représentent une perte considérable pour les PME.

Comment nous réglons ce problème

Chez Okarito, nous élaborons une solution pour que les PME puissent mieux gérer et optimiser leurs voyages d’affaires, et nous voulons y remédier.

Au cours des derniers mois, nous avons mis au point un outil qui définit le «juste prix» d’un voyage à une date donnée. Cela signifie plus de choix pour vos voyageurs et un meilleur contrôle des coûts pour vous.

Comment? Notre outil définit une politique de déplacement dynamique basée sur les données qui définit le prix "juste" d'un vol tout en affichant les options de voyage les moins chères. Dans nos exemples précédents, le juste prix de la Fashion Week serait supérieur au prix habituel, alors que le juste prix de SF serait inférieur.

Nous pensons que notre outil va réinventer la manière dont vous organisez et gérez les voyages d'affaires dans votre organisation en vous permettant d'économiser sur les frais de déplacement tout en empêchant les voyageurs de s'éloigner de vos processus.

Connaissez-vous quelqu'un qui pourrait être intéressé par Okarito? Laissez nous savoir!